Contabilidade para Iniciantes: O que Deves Saber para Gerir Bem o Teu Negócio

Com uma breve pesquisa pela internet sobre o que é a contabilidade, conseguimos perceber o verdadeiro conceito da palavra que, como podemos verificar na própria Wikipedia, nada mais é do que “(...) a ciência que mede a realidade económica de uma organização a fim de permitir o planeamento e controlo adequados de entidades económicas.”

Porém, para quem tem ou já teve um negócio, sabe que contabilidade é uma peça fundamental na gestão. Isto porque é com base nos dados apresentados pelo contabilista trimestralmente, ou até mensalmente, que temos a exata noção de onde o nosso dinheiro está aplicado e quais os próximos passos a seguir seja para resolver os problemas financeiros, ou para dar continuidade ao bom desempenho da empresa.

Mesmo que não sejas um especialista na área, teres uma noção básica do que é a contabilidade faz com que evites problemas financeiros e fiscais. Neste artigo veremos um resumo simples e direto dos principais conceitos que deves conhecer.

Olá empreendedores,

O que é a contabilidade e porque é essencial?

Como vimos, a contabilidade é o processo de registar e analisar todas as transações financeiras do teu negócio. Tu, enquanto empresário, forneces todos os dados do que está a acontecer na tua empresa ao contabilista (seja faturas de despesas, extratos bancários, etc) e a função dele é a de pegar nesses dados, filtrar, processar, e utilizando as ferramentas adequadas irá produzir um relatório trimestralmente (conhecido como balancete) onde estarão lá todas as informações que tu precisas para perceber o que deves fazer a seguir financeiramente.

Ao obteres este tipo de informação consegues manter um controlo rigoroso sobre as tuas receitas e despesas, o que garante que cumpres as tuas obrigações fiscais e tomas as melhores decisões.

Como já deves saber, é sempre importante teres um contabilista a cuidar do teu negócio, isto porque um profissional consegue garantir que cumpres todas as normas legais e vai te facilitar muito vários tipos de processos.

No entanto, para além disso, deves sempre estar a par de todas as transações financeiras da tua empresa e deves também possuir um conhecimento mínimo do que vai ser falado neste artigo. Teres um mínimo de conhecimento em contabilidade vai ajudar-te a perceber como tudo funciona e como podes resolver vários problemas que provavelmente cruzarão o teu caminho!

Contabilidade não Organizada vs. Contabilidade Organizada

Quando inicias o teu negócio dentro da contabilidade podes optar por dois regimes principais, consoante o volume de faturação e a complexidade do teu negócio, e esses regimes são:

• Contabilidade não organizada/regime simplificado: este regime (e não penses que só por se chamar não organizada que vai ser uma bandalheira) é ideal para pequenos negócios e trabalhadores independentes com faturação anual inferior a 200.000€. É uma opção bastante prática caso ainda estejas a começar.
  

  • Vantagens:

    • É mais fácil de gerir pois não precisas de fazer um controlo minucioso de todas as receitas e despesas.

    • Não precisas de contratar um contabilista para organizar tudo, o que reduz os custos.

    • O cálculo do imposto é baseado em coeficientes aplicados sobre o rendimento (os coeficientes variam conforme a atividade) o que facilita o cumprimento fiscal.

    • Se tens uma faturação anual até 200.000€ é uma solução eficaz!
      
      
      

  • Desvantagens:

    
    

    • Não te permite deduzir todas as despesas reais do negócio porque o estado considera automaticamente uma parte dos teus rendimentos como despesa, e caso tenhas muitas despesas podes pagar mais imposto do que na contabilidade organizada.

    • Mesmo parecendo simples tens de garantir que as faturas estão registadas e classificadas corretamente no portal das finanças.

    • Este regime é indicado para pequenos negócios mas se o volume aumentar acaba por se tornar limitador e terás de avançar para uma contabilidade organizada.

• Contabilidade Organizada: este regime passa a ser obrigatório para empresas com faturação superior a 200.000€ anuais brutos, ou podes simplesmente optar por este regime de forma voluntária.
  Este regime exige um contabilista certificado e um controlo financeiro com o registo de todas as transações que realizares.
  Ao contrário da contabilidade anterior, onde os coeficientes é que interessavam para o cálculo do imposto, aqui o cálculo é feito com base nos resultados reais apurados. Portanto, é fundamental guardares todas as faturas, recibos e documentos que comprovem as tuas despesas e rendimentos para justificar os valores declarados.
  
  

  • Vantagens:
    

    • Permite-te deduzir todas as despesas relacionadas com a atividade, o que pode reduzir significativamente a carga fiscal.

    • Facilita o acesso a financiamentos e a créditos bancários, visto que há mais transparência e rigor.

    • Permite uma visão financeira mais precisa.

    • Melhor gestão financeira a longo prazo.
      
      

  • Desvantagens:
    

    • Pode ser mais complexa e consumir mais tempo para gerir.

    • Exige a contratação de um contabilista o que irá aumentar os custos operacionais.

    • Exige maior organização na gestão documental e financeira.

A escolha entre estes dois regimes deve ser feita com base na estrutura e nas necessidades do teu negócio. Se tens muitas despesas operacionais, a contabilidade organizada pode ser mais vantajosa. Se tens um negócio simples, com poucos custos, e ainda estás a começar, o regime simplificado pode ser suficiente.

Obrigações Fiscais e Legais

Todas as empresas devem cumprir com algumas regras básicas para operarem legalmente. O incumprimento destas obrigações pode trazer-te coimas e outros problemas legais, portanto mais vale prevenir do que remediar! As regras em questão são:

• Emissão de faturas: sempre que venderes um produto ou prestares um serviço tens de emitir uma fatura para comprovar essa operação.

• Declarações fiscais: tens de entregar todas as declarações fiscais adequadas à tua atividade, seja IVA, IRS (regime simplificado) ou IRC (contabilidade organizada).

• Contribuições para a Segurança Social: quer sejas um trabalhador independente quer já tenhas uma empresa com funcionários deves sempre realizar estas contribuições.

Qualquer dúvida que tenhas sobre os impostos que acabamos de referir, podes consultar o nosso artigo “Impostos: Um Guia Básico para Empreendedores".

Conceitos Básicos de Contabilidade

Existem alguns conceitos dentro da contabilidade que são fundamentais e que precisas de os entender o quanto antes:

• Fluxo de Caixa: é movimento de entradas e saídas de dinheiro do teu negócio, e é através do controlo deste fluxo que consegues garantir que tens sempre dinheiro suficiente para pagar salários, a fornecedores, ou até mesmo impostos!

• Demonstrações Financeiras: são documentos que revelam a saúde financeira da tua empresa, entre as mais "importantes" estão o balanço (que é realizado no final do ano), o balancete (que é realizado mensalmente ou até trimestralmente), e o fluxo de caixa, como vimos anteriormente. Saberes interpretar estes mapas permite-te avaliar a situação financeira da tua empresa com exatidão!

• Margem de Lucro: um pouco óbvio, sim, mas vale sempre a pena ressaltar a sua importância, isto porque é o indicador que te mostra quanto estás a ganhar em relação ao que gastas para produzir determinado produto.

Ferramentas para Facilitar a Contabilidade

Atualmente existem diversos softwares que podem tornar a tua contabilidade mais simples e acessível, tais como:

• TOConline (que é o único programa certificado pela Ordem dos Contabilistas Certificados)

• Moloni

• Primavera

• PHC, entre outros

Estas ferramentas ajudam-te a registar transações, calcular impostos e gerar relatórios financeiros. Muitas delas já permitem que o teu contabilista tenha acesso direto à plataforma, podendo assim ter acesso às tuas despesas, vendas, etc.

Erros Comuns que Deves Evitar

• Misturar finanças pessoais e empresariais: utiliza contas separadas para maior controlo, principalmente se estás em regime de contabilidade não organizada. Ao separares as contas consegues manter a organização. Tenta pensar na tua empresa como uma entidade por si só, ou seja, tu és apenas o gestor, o CEO da tua empresa, e a tua missão é fazer com que essa entidade cresça cada vez mais todos os dias.

• Não registar todas as despesas e receitas: teres um registo atualizado evita surpresas desagradáveis e permite-te um planeamento mais eficaz.

• Descurar obrigações fiscais: o não cumprimento das obrigações fiscais pode resultar em multas elevadas, portanto, para evitares problemas, mantém-te sempre atualizado sobre prazos e eventuais alterações na legislação fiscal.

• Falta de planeamento financeiro: não definires um orçamento ou não acompanhares os resultados de perto pode comprometer a sustentabilidade do negócio.

Conclusão

Entenderes a contabilidade básica do teu negócio não significa que tenhas de ser um especialista, nem muito menos fazer o trabalho de um contabilista. No entanto, saberes os conceitos básicos ajuda-te a compreender melhor como tudo funciona e como podes aplicar as melhores estratégias.

Agora que já tens uma ideia geral, poderás aprofundar cada um destes temas conforme fores precisando aqui no Ordem de Negócios !

Bons Negócios!